Una base única que lee las facturas en PDF, permite al equipo confirmar productos y centros de costo en pocos clics, y entrega a Contabilidad su tabla diaria y a Gerencia y jefaturas sus dashboards.
| Switch 24 puertos | 600,00 |
| Instalación y configuración | 400,00 |
| Subtotal sin IVA | 1.000,00 |
Cuando una factura va a más de 10 centros se registra como "varios", y el detalle se pierde.
Los prompts de ChatGPT se degradaron con el tiempo, hay un límite de unos 19 archivos por lote y el resultado igual se revisa a mano.
Separar por membrete, unir para Contabilidad, segmentar por tipo de gasto, copiar al mensual y al anual.
Cambiar una vista implica rehacer archivos, y el reporte de gerencia depende de una persona.
Como hoy. Quien lo sube queda como responsable.
EquipoProveedor, número, clave de acceso, productos y montos. Detecta duplicados.
AutomáticoCada producto recibe una sugerencia del catálogo de la empresa.
AutomáticoConfirma los códigos y elige el centro de costo en la aplicación.
Equipo · pocos clicsContabilidad su tabla diaria. Gerencia y jefaturas sus dashboards.
Automático| Hoy | Con la solución |
|---|---|
| Membrete escrito sobre el PDF | Código y centro de costo confirmados en la aplicación |
| ChatGPT por lotes de ~19 archivos | Lectura automática de cada factura al llegar |
| Unir a mano el Excel para Contabilidad | La aplicación genera la tabla diaria |
| Cuadros semanal, mensual y anual | Dashboards siempre al día |
| "Varios" cuando son más de 10 centros | Gasto exacto por centro de costo, aunque sean 100 |
Dos inteligencias artificiales con trabajos distintos. Ninguna decide sola: todo lo que proponen lo confirma una persona del equipo.
Saca de cada PDF los productos, cantidades y montos. El sistema verifica que la suma sea igual al subtotal; si no cuadra, la factura se marca para revisar.
Entiende las abreviaturas y modelos de cada proveedor y sugiere el código del catálogo de la empresa. Con cada confirmación del equipo, sugiere mejor.
La IA nunca toca los montos. Solo propone códigos. Si se equivoca, el error es un código visible que la persona corrige.
Con el código del producto, la categoría, la subcuenta y el tipo de gasto se completan solos desde el catálogo de la empresa.
| Código | Descripción | Categoría | Subcuenta |
|---|---|---|---|
| CAM-IP-DOMO | Cámara IP tipo domo, para interior | Hardware | Materiales |
| INST-CCTV | Instalación de videovigilancia | Servicio | Mano de obra |
| LIC-M365 | Licencia Microsoft 365 por usuario | Licencia | — |
El centro de costo no viene en la factura; lo decide la persona. La aplicación lo resuelve en tres niveles.
Se elige un centro y todos los productos quedan asignados.
Cada producto va a su propio centro de costo.
5 cámaras a un centro y 2 a otro. El valor se calcula solo.
Pruebe: cambie entre "toda la factura" y "por producto", reparta las cámaras entre centros, use el buscador del catálogo o solicite un código nuevo. Luego revise "Jefatura" y "Control del día".
Se solicita a la jefatura, la factura queda en espera y la persona sigue con las demás. Un aviso en Teams le indica cuándo completarla.
La jefatura aprueba solicitudes, crea o desactiva códigos y centros de costo, y reasigna facturas. Nada se borra y todo queda registrado.
| Proveedor | Factura | Subtotal | IVA | Total |
|---|---|---|---|---|
| Seguridad | 001-001-3831 | 902,40 | 135,36 | 1.037,76 |
| Redes | 001-002-12455 | 303,40 | 45,51 | 348,91 |
| Licencias | 002-001-889 | 1.800,00 | 270,00 | 2.070,00 |
Vista general del gasto y su evolución. Reemplaza el Excel de los martes.
Cada jefatura ve solo sus centros de costo.
Facturas pendientes, en espera y completas, por persona.
El contenido de cada dashboard se define con cada área durante el proyecto. El histórico 2025–2026 se consulta en los mismos dashboards.
13 semanas hasta la salida a producción.
Valores en dólares, sin IVA.
Terminadas las 20 horas incluidas, cada hora técnica adicional se factura según uso, con reporte de horas.
Se paga por uso: almacenamiento de las facturas, base de datos, procesamiento e inteligencia artificial. El valor mensual depende del volumen real de facturas, por eso no se fija de antemano. Dejamos alertas de presupuesto configuradas desde el primer día.
Precios de lista de Microsoft, sujetos a cambio.